Utilice un tono entusiasta y conteste lo más pronto posible, procure no hacer esperar a alguien a no ser que sea totalmente necesario.

Cuando es usted quien llama, identifíquese inmediatamente y deje su nombre y número de teléfono si la persona no le puede atender. Si su nombre es poco común, deletréelo.

Si es usted de los que acostumbran trabajar y escuchar música a la vez, interrumpa o baje el volumen mientras atiende el teléfono.

En caso de que comparta la oficina con algún compañero, procure hablar en un tono suave, especialmente si se trata de una conversación personal. Si no es usted el que habla, retírese mientras su compañero termina la conversación.

Haga un correcto uso del tiempo mientras habla por teléfono, recuerde que esta es una herramienta de trabajo, no es un pasatiempo.

Cuando alguien hace una llamada que usted solicitó, tome el teléfono en cuanto esté lista su llamada. Sea cortés con la otra persona y a la vez un buen oyente.

 No "entre en confianza" con la persona en la otra línea si se trata de un desconocido, y nunca le llame "primor", "corazón", "amigo", etc. o utilice el "vos" o "tu" pues es de muy mal gusto esta práctica.

Muestre que está interesado y utilice el nombre de quien le habla.

Si tiene que dejar el teléfono, regrese tan pronto como pueda. Si se tarda más de lo que pensó para obtener la información, regrese de vez en cuando al teléfono con unos datos progresivos.

Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como importante. Piense que aunque a usted no le parezca importante el asunto que se esté mencionando, quizá para el otro eso es vital.

Cuando sea necesario denegar una solicitud, de explicación con mucho tacto.

Discúlpese por los errores o atrasos.

Tómese el tiempo para ser útil. Si promete devolver una llamada para suministrar más datos, mantenga su promesa.

Trate a sus compañeros de trabajo con la misma cortesía telefónica que brinda a sus clientes.